archiwum

Outsourcing działalności szkoleniowej
na przykładzie współpracy
Volvo Poland i PROFES®

AUTORZY:

Andrzej Bogucki - Volvo Poland, Human Resourses & O.S. Manager
Maciej Kesler - Volvo Poland, Product Marketing Manager
Lilianna Marciniak - PROFES® , trener i konsultant
Artur Olszewski - PROFES® , trener i konsultant oraz Dyrektor ds. Rozwoju w firmie PROFES®

Tworzenie planów szkoleń przez pryzmat nie tylko potrzeb pracowników, ale także przez pryzmat celów wyznaczanych przez strategię, jest jednym z bardziej efektywnych sposobów podejścia do tej części rozwoju firmy i pracowników, który można zapewnić poprzez szkolenia. Taki też cel postawiliśmy naszej współpracy.

Poniżej chcielibyśmy przedstawić Państwu:

• przyczyny wspomnianego outsorcingu, czyli dlaczego firma Volvo Poland zdecydowała się na skorzystanie z usług firmy zewnętrznej w zakresie działalności szkoleniowej
• etapy i przebieg outsourcingu działalności szkoleniowej, w tym proces definiowania potrzeb szkoleniowych, konfrontowania ich z już posiadanymi i rozpoznawanymi przez konsultantów firmy PROFES® podczas tzw. "Dni Konsultanta" oraz proces koordynowania, organizacji i realizacji całego programu
• pierwsze opinie na temat skuteczności zastosowanego outsourcingu

DLACZEGO VOLVO POLAND, TRUCKS ZDECYDOWAŁO SIĘ NA OUTSOURCING?

Volvo Poland, Trucks jest już od wielu lat przodującym na polskim rynku producentem samochodów ciężarowych. W czasie zarysowywania się światowej tendencji stopniowego wyrównywania się poziomu technicznego produktów, elementem decydującym o rynkowym sukcesie firmy w pogłębiającej się konkurencji staje się tzw. czynniki ludzki. Rozpoznanie potrzeb KLIENTA, diagnozowanie stanów i przygotowania organizacji do ich zaspokojenia, silne i słabe strony PRACOWNIKÓW w każdym jej ogniwie, rozumienie pojęcia KLIENTA WEWNĘTRZNEGO i jego realnego, praktyczne znaczenia dla funkcjonowania firmy, świadomość wpływu otoczenia zewnętrzengo organizacji, konkurentów itp. to obszary mające ogromny wpływ na końcowy sukces rynkowy. Volvo mając to wszystko na względzie i będąc wiernym swoim fundamentalnym wartościom stara się dobrze przygotować swoje struktury i pracowników do nadchodzących wyzwań. Dążąc do realizacji założonej strategii Volvo Poland, Trucks i Volvo Finance postanowiły w roku 2000 uruchomić kompleksowy program szkoleń obejmujący obydwie firmy oraz wszystkich dealerów - razem ponad 600 osób. Program został nazwany TRUCK O.K.

Program obejmował dwie kategorie szkoleń:

1. Szkolenia związane z produktami i wewnętrznymi procesami w ramach Volvo
2. Szkolenia dotyczące postaw i umiejętności pracowników

Analiza potrzeb szkoleniowych pierwszej kategorii musiała być z powodów oczywistych przeprowadzona wewnętrznie w ramach Volvo. Dopiero przy szkoleniach drugiej kategorii można było zastanowić się czy badać potrzeby szkoleniowe i realizować szkolenia własnymi siłami czy zdecydować się na współpracę ze specjalistami w tych obszarach. Doceniając wagę przeprowadzenia prawidłowej analizy potrzeb szkoleniowych Volvo zdecydowało się powierzyć to zadanie wyspecjalizowanej firmie zewnętrznej. Ze względu na istniejącą współpracę pomiędzy firmą PROFES® , a Volvo Industrial Division i Volvo Bus, i rekomendacje tych części organizacji Volvo, zdecydowano się powierzyć przeprowadzenie analizy potrzeb szkoleniowych właśnie firmie PROFES® . Był to początek współpracy w zakresie outsourcingu działalności szkoleniowej. Dalsze etapy obejmowały także przeprowadzanie szkoleń i wszelkie działania organizacyjne w zakresie programu TRUCK O.K.

OPIS PRZEBIEGU OUTSOURCINGU DZIAŁALNOŚCI SZKOLENIOWEJ

Pierwszym etapem współpracy była Analiza Potrzeb Szkoleniowych, czyli określenie jaka wiedza i umiejętności są niezbędne pracownikom Volvo, aby osiągnąć postawione przez firmę cele oraz jaka jest różnica między stanem aktualnym w zakresie posiadanych umiejętności a wizją za kilka lat. Proces analizy poza dokładnym poznaniem sytuacji obecnej zakładał także element antycypacji przyszłych wymagań wobec poszczególnych pracowników.

Analizą potrzeb szkoleniowych objęci byli pracownicy biura Volvo w Warszawie oraz pracownicy wszystkich dealerów w Polsce sprzedających i serwisujących pojazdy użytkowe Volvo. Ze strony Volvo i dealerów tej firmy powołani zostali koordynatorzy programu.

Poniżej przedstawiony jest harmonogram współpracy w ramach Analizy Potrzeb Szkoleniowych:

L.p.	Zakres zadania	Zaangażowanie
		VOLVO	PROFES®
Etap I
1.	Zgromadzenie dokumentów odnoszących się do celu programu doradczego: Kultura, filozofia i system wartości Firmy Volvo Struktura organizacyjna Opisy stanowisk Wyniki przeprowadzonej okresowej oceny pracy pod kątem deficytów umiejętności poszczególnych grup pracowników Profile stanowisk w Volvo Centrala, Volvo Truck Finance oraz u dealerów (reprezentatywnych), których plan szkoleń ma dotyczyć. Raportu o udziale pracowników w szkoleniach z zakresu umiejętności społecznych i zarządzania w ciągu ostatnich dwóch lat (ilość osób z poszczególnych grup zawodowych, tematyka, programy)
2.	Analiza dokumentów
3.	Opracowanie harmonogramu rozmów z kluczowymi dla projektu osobami
Etap II
1.	Opracowanie i rozesłanie listu zapraszający do współpracy z firmą PROFES® osoby, które z Państwa strony będą zaangażowane we współtworzenie programów szkoleń.
2.	Przeprowadzenie wywiadów i rozmów w celu uzupełnienia danych uzyskanych w Etapie I. Rozmowy odbywać się będą w: Centrali Volvo Truck Finance U dwóch dealerów
3.	Analiza danych
4.	Opracowanie i przedstawienie tabel kompetencji
Etap III
1.	Opracowanie i przedstawienie programów szkoleń
2.	Przedstawienie zbiorczego raportu podsumowującego program doradczy

W tabeli wypisane są zadania ze wskazaniem, która ze stron jest zaangażowana w jego realizację. Było wiele zadań, których wykonanie wymagało współpracy obu zespołów. Cały projekt badania potrzeb był realizowany w ciągu 7 tygodni i warto podkreślić, iż harmonogram prac był bardzo napięty.

Efektem Analizy Potrzeb Szkoleniowych było przedstawienie tabeli potrzeb szkoleniowych określającej jakiego rodzaju kompetencje należy kształcić u każdej z grup oraz jakiej długości szkolenia wskazane są w celu nabycia pożądanych umiejętności. Dodatkowo umieszczone zostały priorytety poszczególnych umiejętności np. na wypadek gdyby firma nie zechciała lub nie mogła zrealizować wszystkich propozycji.

Poniżej przedstawiony jest wycinek przykładowej tabeli (UWAGA: dane są fikcyjne)

Grupa stanowiskowa: KIEROWNICTWO

Typ profilu: KIEROWNICY

	UMIEJĘTNOŚCI	PRIORYTETY	CZAS TRENINGU
KIEROWANIE
	Umiejętność planowania i organizowania podejmowanych działań	A	ok. 4 dni szkoleniowe
	Zarządzanie zmianą	A
	Umiejętność przyjmowania krytyki	B
	Umiejętność stymulowania rozwoju podwładnych - coaching	A
	Umiejętność zarządzania czasem własnym	A/B
RELACJE Z KLIENTAMI
	Umiejętności negocjacyjne	A	ok. 1 dzień szkoleniowy
	Orientacja na Klienta	A/B
PRACA W ZESPOLE
	Umiejętność współpracy w zespole	A	ok. 2 dni szkoleniowe
	Umiejętność wykorzystania metod pracy grupowej	C
	Umiejętność moderowania pracy w zespole	A

Raport przedstawiony po zakończeniu Analizy Potrzeb Szkoleniowych obejmował także wytyczne dotyczące już realizacji wskazanych szkoleń, na wypadek gdyby inna firma niż PROFES® realizowała szkolenia.

Kolejnym etapem współpracy w ramach programu TRUCK O.K. była realizacja wskazanych w przeprowadzonej analizie szkoleń. PROFES® został także wybrany do dalszej koordynacji programu TRUCK O.K.. Model współpracy w zakresie realizacji działalności szkoleniowej wyglądal następująco:

• Zespół konsultantów PROFES® był odpowiedzialny za merytoryczne przygotowanie i przeprowadzenie szkoleń
• PROFES® zajmował się również wszystkimi sprawami związanymi z organizacją szkoleń (ustalanie terminów, rezerwacja hoteli, tworzenie harmonogramów, listy obecności uczestników, potwierdzenia itp.)
• Jako koordynatorzy działań w firmie PROFES® pracowały dwie osoby i kontaktowały się one bezpośrednio z wyznaczonymi osobami w warszawskim biurze Volvo oraz u każdego z dealerów.

I rozpoczęła się realizacja szkoleń...

PIERWSZE OPINIE NA TEMAT SKUTECZNOśCI ZASTOSOWANEGO OUTSOURCINGU

Na początku cyklu celowo ustanowiliśmy wysoką częstotliwość szkoleń, aby każdy z pracowników mający wziąć udział w programie TRUCK O.K. był chociaż na jednym z początkowych treningów. W ciągu 4,5 miesiąca zostało zrealizowane prawie 100 dni szkoleniowych. Jednym z celów takiego, a nie innego ułożenia harmonogramu było wywołanie zainteresowania szkoleniami i zaangażowania uczestników. W trakcie pierwszych treningów ćwiczone były pewne umiejętności i rozwiązywano konkretne problemy, jednak rozstawano się w świadomości, że jedno spotkanie nie zmieni od razu wszystkiego. Przerwa między jednym, a drugim treningiem pozwalała każdemu uczestnikowi sprawdzić, jak działa w praktyce to, czego się dowiedział. Natomiast niedaleka perspektywa następnego szkolenia dawała pracownikowi pewność, że w razie wątpliwości lub trudności będzie mógł je wyjaśnić z trenerem podczas kolejnego spotkania.

Wrażenia po pierwszych miesiącach pozwalają stwierdzić, że cel ten został osiągnięty. Nie wszyscy uczestnicy szkoleń byli entuzjastycznie do nich nastawieni. W wielu grupach przez pierwsze chwile treningu zdobywane było ich zaufanie. Jednak, kiedy po zakończeniu zajęć, wiele osób dopytywało na kiedy zaplanowany jest dla nich następny trening i jaki będzie jego zakres. Pytano również o szkolenia dla swoich współpracowników. Często przekazywano też swoje propozycje, co do zawartości kolejnych treningów, najbardziej interesujących ich tematów. Współpraca z uczestnikami w trakcie zajęć pozwoliła na jeszcze bardziej szczegółowe przygotowanie następnych treningów. Po tych spotkaniach można było powtórnie zweryfikować przygotowane wcześniej propozycje programów.
Cykl szkoleń oprócz kształtowania i rozwijania konkretnych umiejętności miał na celu również integrację pracowników poszczególnych dealerów. Uczestnicy programu podkreślali, iż właśnie możliwość współpracy i bliższego poznania pracowników z innych dealerów była ogromną korzyścią TRUCK O.K.

Rok 2000 był dopiero początkiem współpracy w zakresie realizacji programu TRUCK O.K. w ramach outsourcingu działalności szkoleniowej, jednak korzyści widać już ogromne. A program przewidziany jest na trzy